如何策划大型赛事-如何策划大型赛事活动

1. 如何用思维导图策划一场大型会议？
2. 如何开好一场会议？

如何用思维导图策划一场大型会议？

前不久受邀参加泉峰集团人才发展部组织的第一届内部员工思维导图决赛的裁判工作，从他们的比赛作品可以看出选手们都实战思维导图爱好者，思维导图被他们广泛应用在工作的各个方面。其中有一位选手用思维导图复盘了她们部门刚刚负责组织的企业年会，从大家的反馈中来看，年会是成功的，并且不乏新意。

那如何才能组织好一场大型的会议/活动呢？下面就来和大家分享具体的实操步骤。

第一步：确认会议范畴

就像解决问题时首先要要确认问题是什么一样，你要确认即将要组织的会议范畴是什么。是年会，还是客户答谢会，还是行业庆典，还是营销会议....如果你是会议的组织者，要和上级领导确认清楚。

第二步：明确会议目的

相对于范畴，目的更聚集，这个会议的目的是什么？这个问题非常的关键，目的不同，组织的方式不同，目的搞不清楚，就会闹出在豪华酒店开主题为“共克时艰”会议的笑话。如果是营销会议还需要确定量化的目标。

第三步：提炼会议主题

围绕目的，提炼出一句朗朗上口，易记有力的主题语，让人一看就明白本次会议的议题范畴，清晰会议的目的。

第四步：找出成功关键

这一步，其实在确认目的和提炼主题的过程中就会有很多的想法出来，重要的是，一定要围绕着目的来找寻、提炼和确认会议成功的关键：时间、地点、参与人员....

第五步：拟定会议流程

当会议目的清醒，主题鲜明，了然关键时，流程的拟定就容易的多了，以时间为轴，根据会议目的，将内容排列组合就好了。如果某一项内容特别重要或者相对比较复杂，可以按照前面几个步骤做一个子流程出来。

第六步：沙盘模拟推演

按照时间顺序，通过想象或现场模拟来推演整场的活动，围绕目的，增减修正各个环节。

第七步：修正完善定案

***永远赶不上变化，以此，任何活动方案虽然你只会用一个，但绝不能只准备一个。

策划会就是一个思维激发与整理的过程，整个环节没有严格界线，往往是上一个环节穿插着下一个环节的内容，但是有一条不能变，就是在共识目的后，要紧紧的围绕着目的展开，这看似简单的要求，但并不容易做到，不过如果在策划会的时候引入思维导图，讨论效果会更好，甚至会达到你意想不到的效果。那思维导图在这几个步骤里起到什么样的作用呢？请看下回分解。

如何开好一场会议？

如何开好一个会议，对于众多职场人而言，各自的工作经历中也都参与各种大大小小林林种种的会议，我相信大家对于冗杂，无头绪又拖沓的会议即反感而又无奈，那么怎样高效率的开好一个会议呢，我要从两个身份及三个方面来说，两个身份指的是组织者和参与者，三个纬度指的是会前会中和会后，接下来通过我的职场经验，我们来说说组织者和参与者在这三个方面怎么做：

1.会前

对于组织者而言，要明确为什么要开这个会议，希望达成什么样的目的，是想宣贯一个重大决定统一下思想还是探讨落实什么样的任务，还是需要了解什么样的问题，接下来可以提前明确几个会议当中需要议定的问题，记到笔记本上，如需ppt可以提前制作，然后确定需要参会的部门人员，协调是否需要人力或者相关行政人员协助通知，根据会议性征和人数确定参会地点，通知信息（时间、地点、主题、迟到惩罚规则等）和简单的物料准备（投影仪、话筒、签字笔、写字版、水、根据时长是否安排预定餐食等）安排会议记录人员。

对于参与者而言，首先确定好时间，会议地点，这两点尤为重要，职场中会议的大忌就是迟到，所以一定守时，有时地点找不准也会影响你按时参会，接下来看看是否有会议主题，根据会议主题，确定下你的看法意见，针对主题有自己明确的想法和见解最好，以备临时发言需要，先确定一个自我的大该思路，再根据现场情况修正发言内容记得，携带笔记本和笔。

2.会中

组织者要把这次会议的议题或者主要的任务有序的明确下来，接下来进行有序安排落实，需要宣贯的落实好，需要执行的确定好责任人安排下去，需要了解的问题弄清楚，涉及到业务的问题一定用数据说话，这样问题会更精准高效，需要头脑风暴的留出时间探讨，达成本次会议目的。

参会者需要积极参与，涉及到本部门或者自身的工作内容明确好记下来，并提出自我意见，会上确定好，会下只有落实了，确定好相应的指标数据，数据很关键，提个醒在会议期间尽量少关注手机，不要因为手机信息忽略了会议的内容，也会给他人留下不好印象。

3.会后

组织者安排相关人员协助会议内容的阶段落实情况，并有反馈要求

参与者根据会议的内容及任务要求及时进行安排执行并主动反馈。

会议一定是高效的，不能浪费大家时间，并根据会议内容要求要有阶段成果，这是一个成功的会议！

今天刚组织开完一场大型会议，开会前几个小时还被领导批评发言稿写得不好，却在会后受到了领导的一致表扬，说说我对于开会的一些经验吧。

很多人以为开会就是把一群人集中在一起讨论一件事，但其实大家可能都忽略了开会的意义是为了解决问题的。

那么对于会议组织者来说，要想开好一场会议就不是简简单单的发个会议通知把人召集起来，而是应该像电影总导演一样把控整个会议的前期策划、过程实施以及会后复盘改进等，正如我们的戴明循环（PDCA）一样，包含策划-实施-检查-改进四个环节。

首先，简单介绍下什么是PDCA？

PDCA循环又叫戴明环，是美国质量管理专家戴明博士提出的，它是全面质量管理所应遵循的科学程序。是任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序。

PDCA是英语单词Plan(策划)、Do(实施)、Check(检查)和Act(处置)的第一个字母，PDCA循环就是按照这样的顺序进行的。

如何利用PDCA思路开好场会议？

一、策划阶段

1.策划阶段的第一步我们需要思考以下三个问题：

开会的目的是什么？

如果不开会，是否有其他解决方式？

会议的预期目标是什么？

开会是一件费时费力的事情，毕竟这需要大多数人停下手上的工作投入进来的，所以非不得已我一般不愿意开会的。而在会议之前，我会反复思考以上说的三个问题，可不可以不开？可不可以合起来开？如果一定要开，那我们的预期目标是什么？

只有思考好了以上问题，我们才能真正开始启动一场会议的筹备。

2.策划阶段的第二步：做好会前准备

这里用5W1H的思路做准备，也就是什么内容？为什么开？谁来开？什么时间开？在哪里开？怎么开？

明确哪些人要参加，和重要领导确定时间，确定会议地点，明确会议议程，接着就可以发会议通知了。

会议议程一定要详细，而且每一项议程都是为了会议的目的而服务的。必要时还要准备好会议主持稿、发言稿等，确保会议按照预期目标顺利进行。

二、开会阶段

开会以前我们一般会提前做好会场布置、座位安排、设备调试、材料打印、人员通知等，明确会议组织者的职责分工，比如谁负责内场的协调、谁负责签到指引，谁负责外场对接等等，如果会前准备做得足够充分，那开会阶段一般严格按照前期策划的方案执行，就可达成预期的目标。

在会议过程中，会议主持人需紧扣会议主题，把控会议节奏，而会议组织者则需要注意会场的纪律，统筹把握好每一个环节。

在出现突发状况时，能够及时有效地应对和处置，确保会议能够正常进行。

三、复盘和改进阶段

会不是开完就完了，所以每次会议结束之后，经理都会带着我们复盘，从会议的准备到会场的把控，找到本次会议中存在的问题，也为下一次会议的开展提出改进的意见。

而就如今天开会时领导所提示的那样，会前我们明确了预期目标，那复盘就是一个找差距的过程，只有知道差距，才知道下一次如何做的更好。

公司流传一句话：大事开小会，小事开大会，但不管大会小会，我们希望你组织的每一场会议都是必要且高效的。

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